Vanaf 25 mei 2018 moet elke organisatie in Europa voldoen aan nieuwe wetgeving om persoonsgegevens te mogen verwerken en bewerken. Doel van de Algemene verordening gegevensbescherming is het versterken en uitbreiden van privacyrechten, het scheppen van meer verantwoordelijkheden voor organisaties en het creëren van dezelfde bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders.

INLEIDING
Het privacy-protocol van de Stichting Duikteam Thalassa, gevestigd aan de Papaverweg 24, te Amsterdam verschaft informatie over persoonsgegevens die we verwerken van donateurs en oud-donateurs. Wij vinden het belangrijk om U duidelijkheid te verstrekken over het doel waarvoor wij persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze gebruiken, beschermen en de rechten die u heeft inzake uw persoonsgegevens.

Dit Privacy-protocol kan van tijd tot tijd wijzigen. Wij publiceren te allen tijde de laatste versie op onze website.

VRAGEN?
Indien u na het lezen van ons Privacy-protocol vragen heeft over de inhoud of uitvoering of indien u klachten heeft hierover dan kunt u ons bereiken op:
Stichting Duikteam Thalassa,
Papaverweg 24,
Amsterdam
Email: info@thalassa.nl

Wij zullen u vervolgens op korte termijn benaderen.

PROTOCOL
Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG) mag de Stichting Duikteam Thalassa (hierna te noemen: Thalassa) niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Zij moet daarvoor een zogeheten wettelijke grondslag hebben. Daarom is het goed om vooraf inzicht te hebben in het type persoonsgegevens die wij verwerken, zodat u weet welke AVG-regels er voor u gelden. Tevens zullen wij uitleggen op welke wettelijke gronden wij uw gegevens (mogen) verwerken.

Er worden drie typen persoonsgegevens onderscheiden: gewone, bijzondere en strafrechtelijke gegevens.

Gewone persoonsgegevens
Wij verwerken uitsluitend ‘gewone’ persoonsgegevens van onze donateurs, waarbij wij ons op de grondslagen baseren die de AVG ons geeft. Wij verzamelen geen persoonsgegevens van bezoekers van onze website, nog verzamelen wij gegevens via zgn. cookies. Wij verwerken soms persoonsgegevens van personen die interesse hebben getoond in het donateurschap van Thalassa.

Hieronder treft u de gegevens aan die wij van onze donateurs verwerken:

• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer, e-mailadres
• Bankrekeningnummer in geval van een automatische incasso
• Geboortedatum
• Brevettering om te duiken
• Contactpersoon bij ongevallen

Wij baseren deze verwerking op basis van de onderstaande uitgangspunten uit de AVG:

• Toestemming van de betrokken persoon
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (donateurschap)

Uiteraard is het voor Thalassa noodzakelijk contact te kunnen onderhouden met haar donateurs om haar doelstelling te kunnen bereiken. Zij geeft daarvoor een clubblad uit dat per post verzonden wordt. In december 2016 gaven bleek uit een enquête onder donateurs dat deze vorm van communicatie vaak werd verkozen boven een digitale vorm van informatievoorziening. Toch is soms snelle en eenvoudige communicatie wenselijk, waarbij digitale verzending van informatie gewenst is. Daarom verwerkt Thalassa de e-mailadressen van haar donateurs.

De duiksport is een essentieel middel om de doelstelling van Thalassa te kunnen bereiken. Donateurs dienen daarom over een geldig duikbrevet te beschikken als zij meedoen aan de duik-activiteiten die Thalassa organiseert. Thalassa heeft voor deze duikactiviteiten een Aansprakelijkheidsverzekering afgesloten, waarbij deze gegevens omtrent naam, adres, woonplaats, geboortedatum en duik-brevetering bekend dienen te zijn bij het bestuur van Thalassa.

Thalassa heeft haar inkomsten uit donateurschappen nodig om haar doelstelling te kunnen bereiken. Zij verkrijgt deze via haar donateurs, die per kwartaal, via een automatische incassobetaling doneren. Voor deze incasso dient de penningmeester van Thalassa te beschikken over een bankrekeningnummer van de betreffende donateur. In het verleden hebben de donateurs zich vrijwillig aangemeld voor zo’n automatische incasso. Tegenwoordig geven nieuwe donateurs hun bankgegevens op in het aanmeldformulier en gaan zij bij het aangaan van het donateurschap akkoord met deze wijze van betaling. De automatische incassoregeling maakt tevens onderdeel uit van de overeenkomst met de bank waar Thalassa haar rekeningen heeft en zodoende maken deze gegevens eveneens deel uit van de privacy-protocollen van deze bank.

Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens
Thalassa verzamelt géén bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. De verwerking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, tenzij wij ons kunnen beroepen op een specifieke wettelijke uitzondering én op 1 van de 6 grondslagen voor het verwerken van ‘gewone’ persoonsgegevens.

Persoonsgegevens van kinderen
Thalassa mag wel volgens de nieuwe AVG gegevens van kinderen verwerken zodra de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt. Maar de AVG geeft kinderen jonger dan 16 jaar extra bescherming.
Indien Thalassa gegevens verwerkt van kinderen onder de 16 jaar mag dit alleen met toestemming van de ouders (of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt). Uiteraard verwerkt Thalassa uitsluitend de gewone persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Het bestuur van Thalassa stelt de secretaris als Functionaris Gegevensverwerking aan. Indien het bestuur besluit een ander persoon hiervoor aan te stellen zal dat ten alle tijden iemand zijn die donateur is van Thalassa.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?
We ontvangen uw gegevens omdat u deze zelf aan ons heeft gegeven bij uw inschrijving als donateur. In voorkomende gevallen zou het mogelijk kunnen zijn dat wij gegevens van u ontvangen omdat u toestemming aan een andere partij heeft gegeven om gegevens met ons te delen. In dat geval zullen wij u informeren dat wij over deze gegevens beschikken. U kunt hierna aangeven of wij deze gegevens mogen bewerken. Geeft u aan dat dat niet het geval is, zullen wij de gegevens onmiddellijk verwijderen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Zolang u donateur bent bewaren wij uw gegevens. Zodra u uw donateurschap beëindigt, bewaren wij uw gegevens om u in de toekomst uit te kunnen nodigen voor oud-donateurs-activiteiten, zoals bv. een lustrumfeest van Thalassa.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Binnen Thalassa hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die, deze gelet op hun functie, nodig hebben. Deze gegevens zijn digitaal beschermd. Uitsluitend de personen die gelet op hun functie toegang mogen hebben tot de gegevens kennen de inlogprocedure. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht.

Gebruiken we persoonsgegevens ook voor andere doelen?
Willen we gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor we ze gekregen hebben? Is er onvoldoende verwantschap tussen het doel waarvoor we de gegevens hebben verkregen en het nieuwe doel? Dan vragen we u om toestemming. U kunt die toestemming ook altijd weer intrekken. U kunt hiervoor contact opnemen met het bestuur van Thalassa of de door haar aangestelde Functionaris Persoonsgegevens.

Geven we uw persoonsgegevens aan anderen?
Wij geven geen persoonsgegevens door aan anderen. Echter voor het vullen van de duikflessen van de donateurs heeft Thalassa met twee duikshops overeenkomsten afgesloten, zodat donateurs van Thalassa daar gratis kunnen vullen. Dit betreft de duikshops Scubacenter uit Amsterdam en Down Under uit Landsmeer. Zij gebruiken een lijst met uitsluitend de namen van de donateurs van Thalassa. Zij beschikken daarbij over geen enkel ander persoonsgegeven. Thalassa houdt deze twee lijsten up-to-date bij deze twee duikshops. Mocht in deze overeenkomsten enige verandering t.a.v. uw persoonsgegevens optreden, zullen wij u daarover uiteraard direct informeren en kunt u aangeven of u het eens bent met deze verwerking. Uiteraard heeft u het recht om uw gegevens uit deze lijst te laten verwijderen.

Welke rechten heeft u bij ons?

a. recht op informatie
Met dit Privacy protocol informeren we u over wat we doen met uw gegevens. In uitzonderlijke gevallen zou Thalassa verplicht zijn uw gegevens te delen volgens wettelijke regelgeving. Daarover zullen we u uiteraard informeren. \

b. recht op inzage en rectificatie
U kunt ons vragen of en welke gegevens we van u verwerken. Is dat het geval, dan kunnen we u inzage geven in de gegevens die we van u hebben verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen (rectificatie).

c. recht op gegevenswissing
U kunt ons soms vragen om gegevens die we van u hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens.

d. recht op beperking
U kunt ons vragen de persoonsgegevens die we van u verwerken te beperken. Dat betekent dat we minder gegevens van u verwerken. Dit kan consequenties hebben voor de manier waarop wij onze informatie met u delen.

f. recht van bezwaar tegen verwerking van gegevens
Verwerkt Thalassa uw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben? Dan kunt u daar bezwaar tegen maken. We maken dan een nieuwe afweging om te bepalen of uw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als uw belang zwaarder weegt dan ons belang. We laten u gemotiveerd weten wat onze beslissing is.

g. recht van bezwaar tegen direct marketing
Thalassa verstrekt geen gegevens van haar donateurs aan derden voor direct marketing.

WAAR KUNT U TERECHT MET EEN VRAAG OF KLACHT OF OVER VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?
Voor vragen of een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door ons kunt u terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming. U kunt zich tevens wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

KAN THALASSA DIT PRIVACYPROTOCOL WIJZIGEN?
Ja, ons Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze gegevensverwerkingen voor u van belang zijn. We houden u daar uiteraard van op de hoogte. De meest actuele versie van ons Privacy Statement kunt u steeds terugvinden op
www. thalassa.nl/privacy.

DEFINITIES AVG

Wat is verwerken van persoonsgegevens?

· Persoonsgegevens
Dit zijn gegevens die direct of indirect iets over u zeggen.
Denk aan uw naam en adres of uw inkomen. Ook gegevens
van een eenmanszaak, VOF of maatschap zijn persoonsgegevens.
Dit geldt niet voor de gegevens van een rechtspersoon
zoals een BV of NV. Gegevens van de contactpersoon
of vertegenwoordiger van een rechtspersoon zijn dat wel.

· Verwerken
Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan.
Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven
en verwijderen van uw gegevens.